Privacyverklaring

Privacyverklaring gemeente Voorschoten

De gemeente Voorschoten verwerkt persoonsgegevens voor de uitvoering van haar wettelijke en publieke taken. Ook wanneer u zich bij de gemeente meldt voor bijvoorbeeld zorg, ondersteuning, schuldhulpverlening of andere diensten, hebben wij gegevens van u nodig. Dit geldt ook als u bijvoorbeeld een aanvraag doet voor een bijstandsuitkering of een vergunning aanvraagt om te bouwen. U heeft er recht op dat wij zorgvuldig en vertrouwelijk met uw persoonsgegevens omgaan. Dit is wettelijk geregeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Hoe komen wij aan uw gegevens?

Meestal geeft u zelf uw gegevens aan ons, omdat wij die nodig hebben om u verder te helpen. Daarnaast is met de AVG geregeld dat wij in sommige gevallen hiervoor systemen mogen raadplegen. Bijvoorbeeld de Basisregistratie Personen (BRP) of andere informatiesystemen. Soms ontvangen wij persoonsgegevens van andere partijen of wisselen wij gegevens met hen uit.

Wanneer gegevens van u nodig zijn voor diensten die niet onder een wettelijke verplichting of een overheidstaak vallen bijvoorbeeld als een inwoner geïnterviewd wordt en wij daarbij ook graag een foto van u willen maken, vragen wij uw toestemming voor het verkrijgen en gebruiken van uw gegevens. Ook dan zullen wij u uitleggen waarom die gegevens nodig zijn en met wie wij uw gegevens delen. U wordt erop gewezen dat u in zo’n geval niet verplicht bent om uw gegevens te verstrekken. U mag uw toestemming ook altijd weer intrekken.

Verwerken van persoonsgegevens

De gemeente Voorschoten heeft wettelijke taken en verplichtingen. Om die taken en verplichtingen uit te voeren is het noodzakelijk om persoonsgegevens te verzamelen en gebruiken.

De gemeente Voorschoten gebruikt verschillende categorieën persoonsgegevens zoals naam, geboortedatum, adres en/of locatie, maar ook het Burgerservicenummer en/of bijzondere persoonsgegevens als dat noodzakelijk is. Wij verzamelen en gebruiken deze persoonsgegevens voor specifieke doeleinden, die afgestemd zijn op onze taken en verplichtingen.

Het hangt van de specifieke verwerking af welke persoonsgegevens van welke categorie betrokkenen worden verwerkt en voor welk doel we dat doen.

De gemeente Voorschoten hecht veel waarde aan een goede bescherming van de persoonsgegevens. Ook treft de gemeente Voorschoten passende organisatorische maatregelen om persoonsgegevens goed te beschermen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang en bewerking.

De gemeente Voorschoten:

• Verwerkt persoonsgegevens, rechtmatig en transparant, op basis van een rechtsgrondslag van de AVG voor het verwerken van persoonsgegevens;
• Verzamelt en gebruikt persoonsgegevens enkel voor een specifiek en duidelijk omschreven doel en gebruikt de persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of voor de (verenigbare) doelen waarvoor ze verder worden verwerkt, waaronder wetenschappelijk en historisch onderzoek, archivering in het algemeen belang en statistische doeleinden;
• Verwerkt alleen de voor het doel noodzakelijke persoonsgegevens;
• Draagt er zorg voor dat de persoonsgegevens correct en juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd;
• Bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. De noodzakelijkheid is gerelateerd aan de doeleinden waar de betreffende persoonsgegevens aan zijn gerelateerd of zolang dit noodzakelijk is ter nakoming van een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor archivering of statistiek; 
• Treft passende organisatorische en technische maatregelen voor de bescherming van persoonsgegevens.

Delen met derden

De gemeente Voorschoten verstrekt uw gegevens aan derden als dat noodzakelijk is voor uw verzoek, melding of aanvraag. En als wij moeten voldoen aan een wettelijke verplichting. Zodra wij uw gegevens delen met derden waar uw nadrukkelijke toestemming voor vereist is, dan vragen wij deze toestemming aan u.
Met organisaties die uw gegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. De gemeente Voorschoten blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

De gemeente Voorschoten neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Deze maatregelen zijn, conform de geldende gemeentelijke beveiligingsnormen zoals vastgelegd in de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG), opgenomen in ons informatiebeveiligingsbeleid.

De verantwoordelijke

De bestuursorganen van de gemeente Voorschoten zijn elk verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de verwerkingen die door of namens de gemeente Voorschoten worden uitgevoerd. De bestuursorganen van de gemeente zijn de burgemeester, het college van burgemeester en wethouders (college van B&W) en de gemeenteraad.

Functionaris voor de Gegevensbescherming

Binnen de gemeente Voorschoten is een functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) aangesteld die zich speciaal richt op de bescherming van uw persoonsgegevens (interne toezichthouder). In voorkomende gevallen kunt u contact opnemen met de FG, de PO (Privacy Officer) of de CISO (Chief Information Officer). Voor meer informatie en voor contact kunt u mailen naar FG@voorschoten.nl.

Uw rechten

Volgens de wet (AVG) heeft u als betrokkene een aantal rechten ten opzichte van de gemeente Voorschoten:

• U heeft recht op inzage van de gegevens die bij ons bekend zijn. U kunt daarom een inzage verzoek indienen via het hiervoor bestemde formulier op de website. De gemeente Voorschoten behandelt uw verzoek binnen 4 weken.
• U heeft recht op informatie over de wijze waarop uw gegevens worden verwerkt.
• U heeft recht op correctie, aanvulling of afscherming van uw gegevens.
• U heeft het recht om de gemeente Voorschoten uw gegevens te laten verwijderen indien de gemeente Voorschoten geen legitieme reden heeft de gegevens langer te verwerken.
• U mag bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens.
• U heeft het recht een klacht in te dienen indien u ontevreden bent over de manier waarop uw persoonsgegevens verwerkt worden.

Vragen of klachten

Als u vragen heeft over de bescherming van uw persoonsgegevens, of om een andere reden contact wil opnemen met de gemeente Voorschoten hierover, kijk dan op de algemene contactpagina van de gemeente Voorschoten. Daar vindt u ook een telefoonnummer en contactformulier.

Als u een klacht heeft over de manier waarop uw verzoek is behandeld door de gemeente Voorschoten, dan kunt u een klacht indienen via de procedure voor klachtbehandeling van de gemeente Voorschoten. 

Desgewenst kunt u een klacht indienen over de gemeente Voorschoten bij de landelijke toezichthouder voor de bescherming van persoonsgegevens; de Autoriteit Persoonsgegeven (AP). Kijk voor meer informatie op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.